Приказы

Оглавление

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
Уход в отпуск.
Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Устройство

Чтобы подробнее уточнить, что такое приказы, необходимо взглянуть на их внутреннюю структуру. Каждый такой орган власти, несмотря на разношерстность целей, обладал примерно одинаковым устройством. Внутри него было две части. В одной велись все исполнительные дела, в другой – письменные (оформление, грамот, указов и т. д.).

Сотрудники приказов назывались по-разному: судьями, дьяками и подьячими. Они назначались верховной властью – указом царя. Оспорить решение, которое вынес государственный приказ, можно было только отправив челобитную государю. Для суда существовала специальная царская дума, состоявшая из его приближенных.

Тот факт, что учреждение приказов было важным для верховной власти, подчеркивает официально обращение, использовавшееся в приказных бумагах. Эти государственные органы распоряжались от имени царя, что подчеркивалось в начале каждой грамоты.

Хозяйственные приказы

Вопреки прогнозам Ивана Васильевича III приказы стали постоянными органами государственного управления. Опыт их основателя переняли следующие правители и создали ещё больше подобных подразделений.

Прежде всего, царю нужно было установить порядок во дворце и в своих резиденциях, поэтому первым учреждённым им органом стал Дворцовый приказ, занимающийся делами Кремля и ведением хозяйства в нём. Вообще Иван Васильевич очень бережно относился к личной собственности, и именно при нём большая часть Москвы была переделана: появились новые палаты, церкви и другие крупные постройки.

Следующим по очереди стал приказ казны. Его деятельность была направлена на сбор налогов с граждан, что являлось основной прибылью любого государства. Позже от него отделился Счётный приказ, который стал специализироваться на сборах косвенного налога, а именно сбор за торговлю, а также на получении прибыли с иностранных купцов.

Также можно выделить:

Царская и Царицына мастерская палата: изготовление одежды, обуви, украшений для царей и их семей;
Конюшенный приказ: уход за лошадьми, организация выездок;
Сокольничий приказ: уход за царскими соколами, проведение соколиной охоты.

Штат приказа

Руководил Земским приказом начальник или судья. В его подчинении было два дьяка-товарища (аналог современного заместителя) и несколько десятков грамотных подьячих, выполнявших общую работу с документами. Основными представителями приказа становились объезжие головы – особые чиновники, наделенные внушительными полномочиями. Они были детьми бояр или дворян и назначались воеводой. Объезжие головы командовали уличными сторожами, стрельцами, решеточными приказчиками, которые охраняли и открывали многочисленные городские ворота, и ярыгами (так на Руси назывались бедняки, выполнявшие грязную работу).

Военные и административные приказы

Также важно выделить военную группу приказов: Разрядный, Казачий, Стрелецкий и т. д

С их помощью власть следила за состоянием армии, обеспечением служивых людей. В Оружейном приказе велись проверки по производству и покупке новейшего оружия. Как раз в конце XV века на северо-востоке страны в предгорьях Урала начали находить рудники с металлами. С их помощью было налажено стабильно производство брони и огнестрельного оружия.

Стрелецкий приказ также отвечал за сбор в войске всех военнообязанных феодалов. Эта российская система сильно отличалась от западной. В Европе в это же время почти все армии были наемными и покупались за счет государственной казны. На Руси же продолжало существовать войско, состоявшее из государевых подданных.

Что такое приказы административного характера? Это были государственные органы третьей группы. Например, в Поместном приказе выдавали земли и поместья, предназначенные для служивших бояр. В этом органе проводили переписи населения и разрешали различные споры вокруг недвижимой собственности.

Но сюда же можно отнести и те учреждения, которые следили за внутренним порядком в стране. В их ведении были уголовные дела, тюрьмы и вообще вся система наказаний за преступления. Это были Разбойный и Холопий приказы. В Земском отдельно следили за обстановкой в Москве – крупнейшем городе Русского государства.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

…и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Предпосылки введения приказов в систему центральной власти

В начале государственности на Руси функции центральной власти исполняла дружина. Позднее полномочия перешли к Боярской думе, которая, в свою очередь передала исполнительные функции «приказам». Великие князья, а потом и цари просто приказывали какому-нибудь боярину или другому «государеву человеку» ведать определёнными отраслевыми делами в государстве. Те, подчиняясь воле государя, создавали соответствующий управленческий аппарат, который, не мудрствуя, называли просто «приказом».

Первые приказы были введены в систему государственной власти ещё в 1512 году Иваном III. Тогда появились: житный, казённый, конюшенный, постельный, разрядный, холопий и Большого двора приказы. Василий III добавил к уже имеющимся: кравчий, ловчий и оружничий приказы. Судебник 1550 года закрепил и расширил систему приказов, придав им официальные функции исполнительной власти (своего рода правительства страны).

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Общегосударственные учреждения

К этой категории относилось несколько основных приказов.

Посольский выполнял функцию развития торговли и других дел в международном формате. Судейство иностранцев, выкуп и обмен также возлагались на этот приказ. В середине 17-го века для содержания этого учреждения был даже утвержден налог.

Организацией населения, пригодного к воинский службе, занимался Разрядный приказ. Его задачей было назначение военнослужащим пособий с занесением в списки, определение граждан на службы со всей страны. Также это учреждение определяло возможность награждения и жалования. Ему были подвластны все города, основанные в 17-м веке, включая судопроизводства и доходы, он также координировал работу военнослужащих всех чинов.

За строительство зданий и сооружений ответственным был назначен Каменный приказ. Все сопутствующие дела по постройке также возлагались на него.

Для сохранности печатей и штампов государственной важности сбора и сдачи печатных пошлин существовал Печатный приказ. Приказ Большого дворца занимался делами дворцовых строений

Он организовывал всю деятельность, направленную на функционирование и улучшение условий во дворцах. Следует отметить, что приказы в истории — это структура, сложенная из множества взаимодополняющих друг друга частей

Приказ Большого дворца занимался делами дворцовых строений. Он организовывал всю деятельность, направленную на функционирование и улучшение условий во дворцах. Следует отметить, что приказы в истории — это структура, сложенная из множества взаимодополняющих друг друга частей.

Контроль за системой налогообложения осуществляли сразу несколько учреждений — Казна, приказ Большого прихода и прочие.

В эту группу относился и Холопий приказ, ответственный за дела, связанные с холопами.

Для управления и контроля за военной деятельностью было создано несколько приказов, основным из которых был Разрядный, заведовавший войсками и системой обороны государства. Также отдельные учреждения управляли стрельцами, артиллерией, полками, изготовлением оружия — мечей, сабель, огнестрела.

Осуществление судебной деятельности контролировала система приказов, главным из которых был Разбойный приказ. В его функции входило поддержание порядка в государстве, обеспечение безопасности и ведение дел уголовного характера.

Контроль за работой всех приказов осуществлял Большой Московский разряд — ставил в известность приказы о вынесенных указах царя и дополнял документы государственной важности предложениями, без ведома приказов

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
Место подписания.
Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Чиновники

Стать дьяком мог только боярин или дворянин, кого выбрал сам царь. Однако эти люди не имели образования в области управления людьми и организацией работы, поэтому приказы нуждались в квалифицированных сотрудниках. Лишь спустя какое-то время в этих органах стали назначаться на должность подьячие и мелкие чиновники, дослужившиеся до этой должности самостоятельно, а не при помощи «знатной» крови.

Некоторые главы приказов настолько выделялись, что удостаивались чести попасть в государственную Думу, где они начинали работать, совмещая это со старыми обязанностями подьячего. Именно благодаря таким повышениям Московское царство смогло получить таких талантливых государственных деятелей, как братья Щелкаловы и Иван Висковатый.

Новости

Архив