Характеристика нового гост р 7.0.97-2016 «система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. организационно-распорядительная документация. требования к оформлению документов»

Оглавление

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Что такое ГОСТ, пример ГОСТа

Сначала разберёмся со значением этой загадочной аббревиатуры.

В РФ и странах СНГ ГОСТы применяют в самых разных сферах деятельности: при проектировании и строительстве зданий, изготовлении продуктов питания, производстве мебели, оформлении документов.

Фактически, ГОСТы являются определённым набором требований к внешнему виду и содержанию тех или иных объектов. Например, есть ГОСТы для канцелярских товаров: 13309-90 «Тетради общие. Технические условия», 22240-76 «Обложки и крышки переплётные. Типы», 5773-90 «Издания книжные и журнальные», и т. п.

Цифра после тире обозначает год, в котором были принят документ.

Срок действия ГОСТов устанавливается для каждого стандарта индивидуально.

Категории ГОСТов

Согласно классификатору существует 19 категорий государственных стандартов — ГОСТов. Их полный перечень, а также тексты самих документов можно найти на специальном сайте.

Нужные для учёбы в колледже или вузе ГОСТы относятся к разделу «Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация».

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы

Знание ГОСТов пригодится студенту любого учебного заведения

Письмо Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 ноября 2018 г. № 18958-ИК/03 О добровольной и обязательной основе применения ГОСТ 12.0.004-2015

15 ноября 2018

Вопрос: Прошу разъяснить носит ли характер добровольного или обязательного применения Межгосударственный стандарт ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

В самом приказе Росстандарта от 09.06.2016 N 600-ст, которым данный ГОСТ был введен в действие, прямо указывается на добровольность его применения, что в полной мере соответствует положениям Закона о стандартизации.

Однако суды выносят решения о привлечении к административной и уголовной ответственности за неисполнение требований указанного ГОСТа (например, приговором Верхнеуральского районного суда Челябинской области от 10.05.2018 по делу N 1-67/2018 было осуждено должностное лицо, в описательной части приговора суд указывает на невыполнение им пунктов указанного ГОСТа). Также привлекаются к административной ответственности за неисполнение ГОСТа 12.0.004-2015 и работодатели (например, решение Ростовского областного суда от 17.05.2018 по делу N 11-566/2018 и т.п.).

В связи с этим вопрос — обязательно ли работодателю выполнять требования ГОСТа или нет?

Ответ: Управление технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии рассмотрело обращение по вопросу применения ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» и в рамках установленной компетенции сообщает.

В соответствии с пунктом 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 года N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон) документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 3 статьи 26 Федерального закона применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации, и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации.

Отношения поставщика и потребителя в части применения того или иного стандарта должны быть установлены в договоре поставки.

Согласно статье 27 Федерального закона нормативные правовые акты могут содержать ссылки на официально опубликованные национальные стандарты и информационно-технические справочники в целях обеспечения выполнения технических и функциональных требований нормативного правового акта и в случае, если Правительство Российской Федерации, заинтересованные федеральные органы исполнительной власти, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», иные заинтересованные государственные корпорации уполномочены на установление соответствующих требований.

Одновременно сообщаем, что ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» входит в Перечень нормативных правовых актов и нормативных документов, относящихся к сфере деятельности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (раздел I «Технологический, строительный, энергетический надзор» утвержденный Приказом Ростехнадзора от 10 июля 2017 г. N 254 «Об утверждении Перечня нормативных правовых актов и нормативных документов, относящихся к сфере деятельности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (раздел I «Технологический, строительный, энергетический надзор») П-01-01-2017″.

И.о. заместителя начальникаУправления техническогорегулирования и стандартизации

И.А. Киреева

В чем разница между ТС, ГОСТ и ТУ

Важно понимать разницу между ТС и ГОСТ: если ТР ЕАЭС (ТС) – это минимальные требования безопасности, то ГОСТ – это нормы качества.

ТР ЕАЭС (ТС)

Нормы технических регламентов – это минимальные нормы безопасности для продукции, которая может при определенных условиях представлять угрозу для здоровья потребителя и окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений. ТР ЕАЭС не является стандартом, это нормативно-правовой акт. На некоторую продукцию, не подпадающую под обязательное подтверждение соответствия по техническому регламенту, распространяются федеральные законы, обязывающие производителя выпускать в оборот товар, соответствующий определенным нормам.

ГОСТ/ГОСТ Р

Это стандарты, в которых в основном прописаны показатели качества. ГОСТы утверждает Росстандарт, а разрабатывают их в рамках технических комитетов (ТК) при Росстандарте. Сертификация по ГОСТ добровольная. Но есть нюансы в виде нормативных актов, которые на практике могут сделать стандарт обязательным для исполнения.

ТУ и СТО

Маркировка «ТУ» означает, что продукт изготовлен по техническим условиям, разработанным и утвержденным на предприятии. Производитель не обязан раскрывать информацию о ТУ. По закону ТУ должны быть выше (не хуже) ГОСТов. На практике показатели качества в технических условиях могут быть как выше, так и ниже показателей в ГОСТе, так как это закрытая информация и проверить ее нельзя. ТУ и СТО – это фактически одно и то же.

Вам может быть интересно:

В Петербурге протестировали яйца;

В Роскачестве объяснили, чем винный напиток отличается от вина;

Эксперты обнаружили в лапше быстрого приготовления пестициды и плесневые токсины;

Как присвоить номер техническим условиям (ТУ)?

Многие разработчики технических условий (ТУ) задаются вопросом: каким образом формируется номер для технических условий.

Технические условия должны иметь уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ. Номер технических условий, указывается в разрешительной документации, паспорте изделия и на маркировочной табличке (шильде. Обозначение ТУ на изделия машиностроения, приборостроения по требованиям единой системы конструкторской документации (ЕСКД) являются обязательным. ТУ разрабатываются на вещества, материалы, одежду, обувь и другую продукцию, которая изготавливается и применяется не в соответствии с ЕСКД.

Существуют два способа присвоения номера Технических условий (ТУ):

с помощью кода ОКПД2 с ГОСТ 2.114-2016.
с помощью кода организации-разработчика конструкторских документов в соответствии с ГОСТ 2.114-2016. пункт 4.6.

Как правило, номер ТУ назначают через код ОКПД2, расшифровка такого обозначения приведена ниже:

1-ая группа — первые 6 цифр кода ОКПД2 на вашу продукцию (т.е. ту продукцию, на которую разрабатываются ТУ).

ОКПД2 — общероссийский классификатор продукции. Применяется с 01 января 2017 года вместо кода ОКП 005. Актуализацией кодов занимается Министерство экономического развития РФ. Для перехода от ОКП к ОКПД2 нужно использовать переходные ключи.

2я группа — порядковый трехразрядный номер ТУ внутри вашей организации. (если ТУ первые, то номер будет 001 и так далее).

3я группа — код ОКПО организации-изготовителя. (Код ОКПО своей компании Вы можете узнать из выписки налоговой или на сайте органов статистики, у юридических лиц код состоит из 8 цифр, у ИП из 10.

4я группа — год технических условий.

Поясним данный способ обозначения номера технических условий на примере электрических трансформаторов.

Допустим мы предприятие-изготовитель и приняли решение выпускать трансформаторы электрические мощностью более 16 кВА. Данное оборудование имеет код ОКПД2 27.11.43.000, что расшифровывается, трансформаторы прочие мощностью более 16 кВА нам нужны первые 6 цифр — 27.11.43.

Это, к примеру третье технические условия для нашего предприятия, то есть порядковый номер ТУ будет 003. Далее уточняем код ОКПО нашего предприятия, пусть будет 58065116. Осталось добавить год утверждения — 2018. Таким образом мы присвоили следующий номер технических условий:

ТУ 27.11.43-003-58065116-2018

Для изделий машиностроения и приборостроения в соответствии с ГОСТ 2.201-80, формирование номера ТУ выглядит следующим образом:

В Российской Федерации действует «Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов», ОК 012-93. Структура кода классификационной характеристики:

Поясним данный способ обозначения номера технических условий на примере аппарата электрофореза.

Для примера возьмем код организации-разработчика конструкторских документов для предприятия — 941511, что расшифровывается как, комплексы медицинской техники, приборы медицинские, аппараты медицинские — аппараты медицинские терапевтические – низкочастотные-терапевтические – электрофорез. Порядковый номер ТУ для наглядности выберем 001. Таким образом, окончательный вид номер технических условий будет следующим:

АГБВ.941511.001ТУ.

Нужно ли регистрировать ТУ? Процедура регистрации технических условий (ТУ) является необязательной (добровольной).

Для информирования потребителей разработчики технических условий заполняют каталожный лист по требованиям национальных органов по стандартизации и там же их и регистрируют.

Для экономии вашего времени сертификационный центр «Новотест» предлагает свои услуги по регистрации технических условий.

Для получения дополнительной информации о стоимости услуг по разработке и регистрации технических условий, необходимых для этого документах, условиях оказания консалтинговых услуг и решения любых других вопросов, обращайтесь к специалистам +7(495)989-29-25.

Документы

ГОСТ Р 1.2-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отменыГОСТ Р 1.4-93. ГСС РФ. Стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Общие положенияГОСТ Р 1.4-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положенияГОСТ Р 1.5-92*. ГСС РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартовГОСТ Р 1.5-2002. ГСС РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначениюГОСТ Р 1.5-2004. Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначенияГОСТ Р 1.6-2005. Стандартизация в Российской Федерации. Проекты стандартов. Организация проведения экспертизыГОСТ Р 1.7-2008. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения при разработке на основе применения международных стандартовГОСТ Р 1.8-95*. ГСС РФ. Порядок разработки и применения межгосударственных стандартовГОСТ Р 1.8-2002. ГСС РФ. Стандарты межгосударственные. Правила разработки, применения, обновления и прекращения применения в части работ, осуществляемых в Российской ФедерацииГОСТ Р 1.8-2004. Стандартизация в РФ. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению примененияГОСТ Р 1.9-95*. ГСС РФ. Порядок маркирования продукции и услуг знаком соответствия государственным стандартамГОСТ Р 1.9-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации. Изображение. Порядок примененияГОСТ Р 1.10-95. ГСС РФ. Порядок разработки, принятия, регистрации правил и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, каталогизации и информации о нихГОСТ Р 1.10-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Правила стандартизации и рекомендации по стандартизации. Порядок разработки, утверждения, изменения, пересмотра и отменыГОСТ Р 1.11-99*. ГСС РФ. Метрологическая экспертиза проектов государственных стандартовГОСТ Р 1.12-99. ГСС РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определенияГОСТ Р 1.12-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определенияГОСТ Р 1.13-2001. ГСС РФ. Порядок подготовки уведомлений о проектах нормативных документовГОСТ Р 1.13-2004*. Стандартизация в Российской Федерации. Уведомления о проектах документов в области стандартизации. Общие требования
…

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ

В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.

Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.

В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Примеры разработаны редакцией.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Если документ адресован физическому лицу:

■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:

САМЫЕ ЧИТАЕМЫЕ

Где в Ленобласти выявлено 233 случая коронавируса к 28 сентября

Стал известен график выплаты пенсий в октябре 2021 в Санкт-Петербурге

Где в Ленобласти выявлено 235 случаев коронавируса к 27 сентября

Где в Ленобласти выявлено 235 случаев коронавируса к 26 сентября

Где в Ленобласти выявлено 233 случая коронавируса к 25 сентября

Стал известен график выплаты пенсий в октябре 2021 в Ленобласти

За угрозу нападения на учебное заведение Нижнекамска задержан юноша

Коронавирус в Петербурге и Ленобласти: новости о Covid-19 на 26 сентября

Коронавирус в Петербурге и Ленобласти: новости о Covid-19 на 25 сентября

Судмедэксперт назвал вещество, от которого умерли поевшие арбуз бабушка с внучкой на Совхозной улице в Москве